Att låta aktieägarna rösta i förväg genom poströster har flera fördelar:

  1. De aktieägare som inte har möjlighet att delta kan enkelt delta i besluten.

  2. Man kan slippa den lite omständliga hanteringen med att ställa ut fullmakter om man använder poströster (även om också fullmakter är lätta att ställa ut i vår plattform).

  3. Om man håller bolagsstämman online är det det oklart om en omröstning håller juridiskt. Så om man alla aktieägare har poströstat i förväg blir stämman väsentligt enklare att hålla och omröstningen säker.

Så här lätt kan du ordna poströstning i vår plattform inför bolagsstämmor:

AKTIVERA POSTRÖSTNING

Gå till "Styrelseportal" och välj "Bolagsstämmor":

Välj endera att skapa en "Ny bolagsstämma" eller att öppna en inplanerad sådan:

I steg 4 i vår guide, aktiverar du "Tillåt poströstning" och behöver sedan fylla i svarsmejladress och när man senast måsta ha poströstat:

I steg 5 visas agendan och det här förklaringen till:

  1. Ange styrelsens rekommendation till beslut så att den poströstande kan bestyrka, avstyrka eller avstå från att rösta.

  2. Det syns en varning om någon punkt saknar en rekommendation

  3. Här är det val av ordförande, protokollförare och justeringsperson där förslag saknas

För punkt tre, föreslår vår plattform personer, du kan ända och behöver sedan spara:

OM POSTRÖSTSEDELN

De punkter som det ska fattas beslut om på stämman ska finnas med och det ska finnas ett tydlig Ja- respektive Nej-alternativ. Vi rekommenderar även att det ska vara möjligt att avstå från att rösta:

Notera att alla punkter inte är meningsfulla att ha med på poströstsedeln. Exempelvis är en poströst på röstlängden inte meningsfull eftersom det per definition inte går att veta hur röstlängden kommer att se ut.

OM FÖRSLAGEN TILL BESLUT

Vissa punkter kräver att det finns ett förslag, t ex om vem som ska vara ordförande för stämman. Det är alltså lämpligt att man i kallelsen skickar med styrelsens förslag till beslut.

Ett undantag är just val till styrelsen, här är det olämpligt att styrelsen ger förslag på hur den ska se ut. Har man en valberedning lägger man med valberedningens förslag, annars kan någon av ägarna ge förslag. I de flesta fall är det lämpligt att förslaget är förankrat hos de större ägarna, så att det inte blir strid om styrelseposterna.

Vissa punkter är mer eller mindre givna att de ska gå igenom. T ex måste en årsstämma godkänna årsredovisningen annars måste man åtgärda de brister den har och kalla till en ny årsstämma. Det är alltså bara i undantagsfall som det är rimligt att rösta nej men omröstningen måste ändå ske.

De fall där ett ja eller nej är rimliga alternativ att välja mellan är t ex om aktieägarna skall godkänna en nyemission eller ett teckningsoptionsprogram.

Vissa typer av beslut är så pass komplicerade att de kräver bilagor som förklarar vad beslutet innebär. Det gäller t ex beslut om nyemissioner, teckningsoptioner, bemyndiganden till styrelsen att genomföra nyemissioner eller att ge ut teckningsoptioner. Här är det viktigt inte bara att ha med en formulering om förslaget. Förslaget måste också referera till en korrekt formulerad bilaga. Annars

kommer beslutet inte att kunna registreras hos Bolagsverket.

Skapar du ett förslag till ändring i bolagsordningen, bemyndiganden eller vill lägga fram nyemission eller teckningsoption till bolagsstämman och använder StartupTools plattform, så skapas korrekta bilagor automatiskt (och ofta även registreringsblanketterna till Bolagsverket).

Om du inte redan använder vår plattform så boka en kostnadsfridemonstration, så visar vi hur man gör.

SKICKA KALLELSEN MED POSTRÖSTSEDLARNA

Skicka nu ut kallelserna till alla aktieägare samt eventuella andra personer som ska vara med, t ex revisorn:

I utskicket innehåller detta:

SÅ HANTERAR DU INKOMNA POSTRÖSTER

För att pströsterna ska vara giltiga, måste de ha kommit in senast dagen innan stämman.

När de kommit in lägger man helt enkelt in alla som poströstat i röstlängden under själva mötet men man kan också förbereda röstlängden innan mötet.

Röstlängden nås under "Styrelseportal", "Bolagsstämmor" och genom att öppna det inplanerade mötet.

Då syns den här översikten, för att i förväg registrera vilka som deltar genom poströstning, klicka på "Protkoll":

Protokoller öppnas nu, här ska du/någon annan senare skriva protokollet. Nu går du till "2 Upprättande och godkännande av röstlängd":

Här visas aktuell röstlängd:

Bra att veta om knapparna ovan:

  1. Man kan välja "Synka mot aktieboken" vilket innebär att alla aktieägare syns i listan över vilka som deltar på bolagsstämman och så kan man ta bort de som inte deltar. Men om man har många aktieägare och få brukar delta på mötet så blir det omständligt. Då kan man välja "Radera alla" och istället använda alternativ 2:

  2. Att "Lägga till aktieägare" en och en.

  3. Har man exempelvlis en nyemission som inte ännu är färdigregistrerad hos Bolagsverket så kan man manuellt lägga till de aktieägarna här. Det betyder också att vilka aktieslag, antal aktier och antal röster de har, senare måste registreras också.

Vi utgår här från 3 ovan och ska då lägga till den som ny aktieägare som också har mejlat in en poströst, så att han/hon är med röstlängden, genom att klicka på "Lägg till aktieägare" ovan, då kommer den här dialogrutan fram:

Eftersom aktieägaren inte ännu är registrerad i vår aktibeok, måste du också registrera aktieslag om det finns olika sådana, antalet aktier och antal röster, i det gulmarkerade nedan ser du att det saknas. Klicka på pennan för att registrera det:

HÅLLA BOLAGSSTÄMMAN OCH SKRIVA PROTOKOLLET

Under bolagsstämman måste man veta vad poströstarna röstat på. Här säger vi att en ny aktieägare inte bifaller förslaget till strategiskt beslut. Det bör skrivas in i kommentarsfältet för den beslutspunkten:

Det normala är att beslut fattas i enighet. Därför ligger det med som en förvald formulering under sista punkten, “Mötets avslutande”, se nedan. Om det var så att alla frågor inte avgjordes i enighet, ta då bort denna kommentaren.

OM EN POSTRÖSTANDE VILL INVÄNDA MOT ETT BESLUT

När man poströstar saknas de möjligheter att ifrågasätta ett beslut direkt i samband med att det antas som det finns på en vanlig bolagsstämma.

Om man som aktieägare t ex anser att det är fel i röstlängden kan man på en vanlig stämma ta upp det direkt, och om det finns ett fel, få det rättat.

Denna möjlighet finns inte vid poströstning.

Så vad kan man göra om man som aktieägare anser att ett beslut på en stämma fattats på fel sätt? Den möjlighet man har är att vända sig till domstol för att få beslutet upphävt. Men det kräver att man agerar inom tre månader från bolagsstämman.

Det gäller alltså att som poströstande aktieägare följa upp vilka beslut som fattas.

ANNAT VÄRT ATT VETA

Normalt sett krävs det ett tillägg till bolagsordningen för att tillåta poströstning. Men på grund av covid har riksdagen antagit in särskild lag som gör att alla aktiebolag får använda poströstning.

Observera att poströster kan vara att föredra framför att ge någon fullmakt att delta på stämman och rösta i ens ställe. Läs mer om fullmakter:

  1. Skapa fullmakt för bolagsstämma

  2. Att samla in fullmakter till bolagsstämman

Hittade du svaret?