När man håller bolagsstämma är det vanligt att man samlar in fullmakter för de aktieägare som inte har möjlighet att delta på stämman men som ändå vill få möjlighet att rösta. Men får man egentligen det?
Aktiebolagslagens sjunde kapitel § 4 säger att "Fullmakter får inte samlas in av bolaget. I bolagsordningen får det dock anges att styrelsen får samla in fullmakter enligt det förfarande som anges i andra stycket".
Detta kan tyckas märkligt och för att förstå syftet behöver man läsa förarbetet till aktiebolagslagen. Det är en text som förklarar vad syftet med lagen är. I detta fall står det att "Bestämmelsen är inte avsedd att förhindra att bolaget tillhandahåller aktieägarna fullmaktsformulär, under förutsättning att dessa inte pekar ut något visst ombud eller anger hur ombudet skall rösta". Att bara skicka ut ett blankt formulär där man får möjlighet att själv skriva in vem som företräder en är alltså tillåtet. Vi kan vidare notera att förarbetena inte talar om att det är förbjudet för bolaget att skicka ut fullmakterna, utan att det som är förbjudet är att göra det "på bolagets bekostnad". Förmodligen tänker man här på stora postutskick i noterade bolag. Där skulle ett postalt utskick från styrelsen med en ledande formulering, t ex att man ger en viss styrelsemedlem fullmakt att rösta för aktieägaren. Detta skulle kunna användas av styrelsen för att få påverka aktieägarna att rösta på ett visst sätt.
Att skicka med ett allmänt formulär där aktieägaren själv får ange sitt ombud är alltså OK. Men om man vill att aktieägarna verkligen ska ta ställning till en viss fråga? Då måste man ha ett tillägg till bolagsordningen, som säger något i stil med "Bolagets styrelse har rätt att samla in fullmakter i enlighet med aktiebolagslagens 7 kapitel § 4". Detta kräver dock att man i formuläret anger alla frågor som fullmakten ska ta ställning till (dvs i princip alla punkter på dagordningen) och att det ska finnas tydliga angivelser för enbart "Ja" och "Nej" på samtliga. Detta innebär att en formulering som "Rösta 'ja' under förutsättning att ..." alltså inte är tillåten. Om en fullmakt har sådana villkor är den ogiltig och får inte användas. Om man tar emot en fullmakt bör man alltså kontrolleras att den är korrekt formulerad, så att den inte underkänns på stämman.
Formuläret får heller inte ha förvalda värden och den som företräder aktieägaren, fullmaktshållaren, får inte vara medlem i styrelsen eller vara VD och måste också vara oberoende när det gäller de frågor som tas upp på bolagsstämman. Det senare kan vara värt att tänka på om man t ex är anställd i bolaget och bolaget ska besluta om ett optionsprogram för personalen. En person som själva kommer att omfattas av optionsprogrammet kan alltså inte vara fullmaktshavare i det fallet.
Fullmaktshållaren är tvungen att rösta enligt fullmakten. Däremot kan fullmaktshållaren välja att inte rösta, om det t ex framkommit nya uppgifter som gör att fullmaktshållaren har anledning att tro att aktieägaren hade ändrat åsikt.
Sist men inte minst har aktieägaren alltid rätt att dra tillbaka sin fullmakt. Av praktiska skäl är det lämpligt att både skicka meddelandet om att fullmakten blivit tillbakadragen både till bolaget och till fullmaktshavaren.
Vad händer om fullmaktshavaren inte kan delta på bolagsstämman? Får den delegera fullmakten till någon annan? Nej. Däremot kan man ange att alternativa personer som får företräda en själv om den första personen inte har möjlighet.