För att skapa en ny bolagsstämma, gå till “Styrelseportal" och “Bolagsstämmor”:

Välj "Ny bolagsstämma" och om det ska vara en ordinarie eller extra bolagsstämma:

Fyll i tid och plats, observera att det går att registrera webbmöten och Per Capsulammöten:

Nu startas StartupTools steg-för-steg-guide för bolagsstämmor:

I nästa steg väljer vi språk för stämman, dvs det språk vi använder i protokollet och andra dokument. Allting som ska registreras hos Bolagsverket måste vara på svenska och därför går det inte välja att ha ett protokoll på bara engelska. Det går att få dokumenten även på engelska.

Om ni vill att man ska anmäla sitt deltagande senaste en viss dag, anges det i detta steg:

Om ni vill tillåta poströstning, vilket har flera fördelar och också kan innebära att man slipper hantera fullmakter, så aktiveras det nedan. Eftersom det kräver att man kan mejla in svaren och ett senaste datum för det, måste det fyllas i här om det inte gjordes i det tidigare steget:

Agendan är nästa punkt och har man inte valt poströstning ser den ut som nedan. Det är en standarddagordning med alla nödvändiga formaliapunkter (om vi valt ordinarie årsstämma finns det fler obligatoriska punkter). Nu går det att lägga till egna agendapunkter men tänk också på att om ni ska göra nyemission, teckningsoptioner, skapa bemyndiganden eller ändra bolagsordningen, så finns det egna intelligenta guider för det i Startuptools.

Om man aktiverat "Ange styrelsens rekommendation" (vilket automatiskt föreslås om man tidigare valde poströstning), presenteras den föreslagna agendan och att du för varje relevant agendapunkt behöver skriva in en rekommendation. Endera styrelsens rekommendation eller exempelvis valberedningens:

Här kan du skriva förslagslaget till val av styrelse:

Valberedningen föreslår ... :

Om du skapat en nyemission, teckningsoptionsprogram eller en bolagsordningsändring inne i StartupTools kommer bilagorna från dessa att läggas in automatiskt.

Nu behöver kallalsen genereras genom att du klicka på "Skapa PDF". Därefter kommer knapptexten att ersättas med "Visa PDF" och de tre punkterna gör det möjligt att generera om dokumentet:

I samma steg, går det också att ladda upp en försättsbilaga och andra bilagor:

Vilka som ska kallas till bolagsstämman (ur vilket röstlängden sedan slås fast på stämman) tar du fram här. Bra är att "Synka mot aktieboken". Om ni inte använder aktieboken och kanske har en ny aktieägare som nyss deltagit i en nyemission som Bolagsverket inte ännu hunnit registrera, kan du lägga till aktieägare en och en med "Lägg till aktieägare".

Övriga deltagare som saknar rösträtt, som en revisor ni vill kalla, lägger du till här:

Om ni inte valt poströster för företrädare för aktieägande bolag, behöver fullmakter för de personer som är företrädare nu göras i ordning. Genom att du klickar på "Skapa PDF" genereras de och knapptexten byts ut till "Visa PDF" och de tre punkterna gör att du kan generera om dem, skulle det behövas:

Nu är du framme vid kallelsen. Är allt korrekt, så använd "Skicka till alla":