FRÅGA: Vad är skillnaden mellan ett försättsblad och en bilaga till ett möte?
Svar: När man skapar ett styrelsemöte eller en bolagsstämma kan man i kallelsen lägga in försättsblad (1) och bilagor (2).
Vad är skillnaden? Ett försättsblad är ett dokument som kommer före kallelsen till ett styrelsemöte eller en bolagsstämma. Bilaga är ett dokument som kommer efter kallelsen.
Med alla blir det en PDF-fil som innehåller dessa dokument:
Man kan bara ha ett dokument som försättsblad, men det kan ha flera sidor. Försättsbladet blir inte en del av det färdiga protokollet som signeras.
Bilagorna kan också vara på flera sidor och det går också att ha flera olika dokument som bilagor. Alla bilagor kommer med i det slutgiltiga protokollet som signeras.
Försättsblad och bilagor måste vara av filtypen PDF.
FRÅGA: Jag har redan planerat tre styrelsemöten, nr 10, 11 och 12, och behöver lägga in ett nytt möte som ett nytt nummer 10. Hur gör jag det?
Svar: Om man ska ha mötena numrerade i sekvens måste man byta nummer på alla nummer som kommer efter. Problemet är att du inte kan börja med att skapa ett nytt nummer 10, eftersom alla nummer måste vara unika. Börja istället uppifrån och byt nummer 12 till nr 13, nr 11 till nr 12 och nr 10 till 11. Då kan du lägga in en nytt nummer 10. Vi förstår att detta blir lite bökigt, men om vi automatiskt numrerade om mötena skulle detta också kunna skapa problem och vi har därför valt att göra det som en manuell process.
FRÅGA: Hur markerar man att en person som blivit inbjuden till ett styrelsemöte inte är närvarande?
Svar: När man skriver protokollet är första punkten val av ordförande, justerare och eventuell protokollförare.
I detta steg kan man även markera närvaro. Det förvalda värdet är att rutan “Närvaro” är ikryssad, så om en person inte är med på mötet kryssar med helt enkelt ut den personen.
