När du har kallat till ett styrelsemöte är det dags att genomföra mötet. Börja med att gå till “Styrelseportal” och välj sedan “Styrelsemöten”:

Nu visas de senaste styrelsemöten upp och du väljer det du ska skriva protkoll för:

När du valt ditt möte kommer du till översiktssidan för styrelsemöten. Här väljer du knappen “PROTOKOLL”:

Nu listas alla mötespunkter, se bilden nedan. För att göra klart en agendapunkt, klicka på den. Vi börjar med punkten att välja ordförande, protokollförare och justerare:

I vyn nedan ser du vilka som bjudits och kan ange om de var närvarande (1), välja ordförande (1), justerare (4) och eventuell protokollförare (2). Ordförande och justerare måste man ha på ett möte, protokollförare är valfritt.

Det går också att lägga till kommentarer (5), t ex om en deltagare bara varit med under en del av mötet.

Nu är det dags att godkänna dagordningen. Om det behöver läggas till en punkt kan man göra det och det går också att ta bort punkter. Alla punkter går dock inte att ta bort - t ex kan man inte låta bli att välja ordförande och justerare för möten och att fastställa dagordningen.

Vanligt är att godkänna tidigare möten, se nedan. Om det finns ett tidigare möte där protokollet är klart och som inte har blivit godkänt tidigare så kommer det/de listas här (observera att detta bara gäller för tidigare protokoll som gjorts i vår plattform, andra protokoll får man godkänna genom att skriva om dem i textrutan). Om ett mötesprotkoll godkänns, klicka i fältet för protokollet längst till höger:

När man kommer till en mötespunkt där man ska fatta ett beslut väljer man “LÄGG TILL BESLUT” ...

Då kommer denna dialogruta i och man kan skriva in beslutet:

Innan vi avslutar mötet är det dags att lägga till nästakommande möte (om man inte redan har planerat in det). Systemet kommer att föreslå en mötestid enligt de inställningar angående mötesfrekvens (se information längre ned). Man måste dock inte planera in något nytt möte.

När "lägg till möte" valts, kommer denna dialogruta upp för att planera in nästa möte.

Obsevera att det nu går att välja agendamall (som du strax får reda på hur du kan skapa):

Om du klickar på agendamall, kan du välja bland de inlagda mötesmallarna:

Efter det ska mötet avslutas:

När det är gjort kommer du tillbaka till översikten och kan se att det nu finns en grön bock till höger om varje avklarad punkt:

Om du behöver ändra i protokollet så klicka på knappen "Protokoll" och ändra

Det går också att ändra i kallelsen genom att klicka på "Kugghjulet" men observera att då kommer också protokollet att nollställas.

I fliken "Dokument" (1) kan protokollet förhandsgranskas och det går utmärkt att ladda upp eventeulla bilagor (2), gärna innan du skapar protokollet som PDF (3) för att det sedan ska signeras:

Digital signering eller signering på papper?

Om du väljer signering på papper skapas plats för respektive person att signera. Om du väljer digital signering behövs inte det utan ett extra sida läggs till för att visa upp vilka som ska signera och har signerat protokollet digitalt.

Genom att klicka på "Skapa PDF" avgör du vilket sätt protkollen ska bli signerade på:

Valde du digital signering kan den startas. Viktigt är att du fyller i respektive signatörs mejladdress om den inte redan är inlagd i vår plattform:

Ovan, kan du ändra om de ska skriva på med bankID eller med e-postsignering, se längst till höger för varje person. Men kom ihåg att allt som ska skickas in till Bolagsverket kräver bankID-signering!

När detta är gjort väljer man “Starta signeringsprocessen” och sedan kan man följa statusen på när protokollet blivit signerat.

Till slut ser du den här översikten, där du kan se dokumenten som hör till protokollet, vilka som deltog på mötet, processer och även skapa en enkel Att-göra-lista:

För uppgifter att göra finns beskrivning av uppgift, datum när den ska vara utförd sam vem i styrelsen som ska utföra uppgiften:

Upptäck olika inställningar för styrelsemöten som kan göras under menyn Kugghjulet (1) och Styrelse (2) nedan.

Vyn öppnas som visar vilka styrelsemedlemmar som alltid kallas (3). Här kan du vid (4) registrera andra som du alltid vill också ska föreslås till styrelsemötena, som er revisor:

Det går också att ändra intervallen mellan era styrelsemöten och vilken dag de de ska utföras på:

Det går också att skapa olika agendamallar för styrelsemöten (man väljer bland dem när man initierar ett nytt möte):

​