För att kalla till styrelsemöte går du först till “Möten” och väljer sedan “Styrelsemöten”.

Då öppnas denna vy med en överblick av tidigare styrelsemöten. Om det finns någon som fått uppgifter att göra, syns det under "Att göra".

För att skapa nytt möte, klicka på "Nytt styrelsemöte":

NUMRERING AV STYRELSEMÖTEN: Styrelsemötena ska vara numrerade och för man styrelseprotokoll manuellt är det lätt att det blir fel. Om du gör mötena i vår plattform kommer du att få rätt nummer. Det normala i vår plattform är att numrera mötena från start och att öka med 1, men det går också att numrera dem per år, t ex 2020-1, 2020-2, osv.

I vyn för skapa möte går det att välja någon av de inlagda agendamötesmallarna:

AGENDAMÖTESMALL: Här är exempel på agendamötesmallar som är inlagda och som du kan välja mellan (vill du lägga in andra mötesmallar så går till kugghjulet högst upp till vänster och välj menyn styrelse):

VÄLJA SPRÅK: Om man har ett helsvenskt företag är det enklast att föra protokollet på svenska, men vi har gjort det enkelt att ha tvåspråkiga protokoll med både svenska och engelska. Däremot går det inte att ha protokoll bara på engelska. Anledningen är att om protokollet ska ligga till grund för en registrering hos Bolagsverket så måste texten vara på svenska, och det blir rörigt om man växlar mellan att ha vissa möten bara på engelska och vissa på svenska och engelska.

AGENDAN: I nästa steg öppnas vald agendamall, här med agenda både på svenska och engelska. Punkter som inte är nödvändiga går att radera med papperkorgssymbolen till höger:

Det är lätt att ändra ordning på agendapunkterna (förutom de som är nödvändiga). Det går bra att radera punkter och även att lägga till nya agendapunkter om det saknas i mallen. Det finns ett antal förslag och det går att skriva in fritextpunkter:

KALLELSE: När agendan är klar är det dags att skapa själva kallelsen. I denna vy går det också att lägga till bilagor som ska med och även ett försättsblad om man önskar det. Viktigt är att här alltid klika på knappen "Skapa PDF" för att med det genereras kallelsen.

Så här kan en kallaelse och agenda se ut:

MÖTESDELTAGARE: När kallelsen är skapad är det dags att lägga till mötesdeltagare. Alla ordinarie styrelseledamöter kommer med automatiskt. Du kan lägga till fler mötesdeltagare med knappen “Lägg till mötesdeltagare”. Ska någon deltagare tas bort trycker man på de tre punkterna för den/de personerna ute till höger.

Viktigt är att se till att alla som ska kallas har en mejladress, som saknas här:

Genom att klicka på person som saknar mejladress, går det att registrera hans/hennes kontaktuppgifter:

SKICKA KALLELSE: När man är klar kan man skicka iväg kallelsen med knappen “Skicka till alla”:

Du ser strax "Kallelsestatus" och där om mejlen har kunnat skickas iväg. Är det så många som ska delta så att de inte alla ryms på samma skärm, så kan du klicka på "Visa enbart misslyckade utskick" för att se vilka mejladresser som behöver uppdateras.

Efter att man tryckt på “Fortsätt till översikten” kommer man till sidan nedan.

Eftersom du nyss kallat till ett möte så ser du texten i rött som säger att mötesprotokollet inte är klart.

Skulle du behöva ändra i kallelsen så klicka på kugghjulet.

När mötet hålls så är det lätt att skriva protokollet i vårt plattform. Klicka på knappen "Protokoll":