1. Beslutsprotokollet från bolagsstämma eller styrelsemöte

2. Teckningssedlar

3. Eventuella redogörelser från styrelsen

4. Anmälningsblankett till Bolagsverket

I de flesta fall kan dokumenten skrivas på elektronisk med bankID, med undantag för anmälningsblanketten till Bolagsverket (på grund av Bolagsverkets regler). Utöver dokumenten ovan behöver man bara få in bankintyget (som banken skapar) samt eventuell redogörelse från revisorn.

Att skapa alla dokument tar mindre än 30 minuter och du kan alltid gå tillbaka och ändra dokumenten. Om det görs en ändring så håller systemet reda på vilka dokument som behöver skapas om.

Börja med med att gå till toppmenyn "Investeringar" och sedan “Nyemission”:

Om det redan finns en eller flera påbörjade eller avslutade nyemissioner, kan du se status för den/dem här. Det går också att ta bort dem med papperskorgssymbolen längst till höger.

För att skapa en ny process, tryck på “Ny nyemission” uppe till höger i bilden ovan:

För att kunna hålla reda på olika nyemissioner är det bra att ge den ett namn:

Beslut om att genomföra nyemission kan fattas på ett av tre sätt:

Om styrelsen ska fatta beslutet, väl “Använd bemyndigande” vid 1.

Då kommer frågan om vilket bemyndigande som ska användas:

Vår plattform listar de bemyndigande som är registrerade hos Bolagsverket. För det är bara ett sådant bemyndigande du kan utgå ifrån. Ofta är det översta det aktuella. Finns inte det bemyndigande du söker? I så fall har det inte blivit registrerat ännu. Om det registreras samma dag blir vårt system uppdaterat vid midnatt och i det fallet får du alltså vänta till dagen efter.

I nästa steg måste välja om man ska koppla nyemissionen till ett befintligt styrelsemöte eller om man ska skapa ett nytt:

Om beslutet ska fattas av bolagsstämman väljer man det vid 2. Då kommer frågan om man ska utgå från ett befintligt möte eller skapa en ny bolagsstämma/extra bolagsstämma:

Om bolaget ska göra en uppdelning/sammanslagning av aktier i samband med nyemissionen måste detta göras här för att alla beräkningar ska stämma. Verktyget lägger automatiskt till en agendapunkt angående ändringen bolagsordning i mötet. Om ingen uppdelning eller sammanslagning ska göras så hoppar du bara över detta steg.

I nästa steg ska vi bestämma hur mycket pengar vi ska ta in som mest och till vilken värdering genom att ange priset per aktie samt högsta antalet aktier.

Observera 1: Du kan också ändra antalet aktier som finns innan emissionen samt aktiekapitalet. Normalt är de värden som finns förifyllda korrekta, men om det exempelvis finns en annan nyemission som är beslutad men ännu inte färdigregistrerad hos Bolagsverket, kan man behöva justera värdena här.

Observera 2: Att minsta antalet aktier sällan anges annat än till noll. Att sätta ett högre minsta antal gör att nyemissionen bara går att registrera om man uppnår denna nivå. Om ma t ex satt en minsta nivå på 100 000 aktier och det sedan tecknas 95 000 aktier och bolaget är nöjt med det, så kommer nyemissionen inte att gå att registrera. Därför vill man bara använda detta om man måste. Det fall där detta är relevant är om bolaget befinner sig i ekonomiska problem och måste få in ett visst belopp, säg 5 miljoner kronor, för att kunna överleva. Om man i det läget genomför en emission där bara 1 miljon kronor blir tecknat så kommer de investerare som tecknat sig vara tvungna att betala, trots att man på förhand vet att bolaget ändå kommer att gå i konkurs. I det läget kan man använda minstanivån som ett skydd för investerarna så att de bara behöver stå för sin teckning om bolaget får in tillräckligt mycket pengar.

Om de gulmarkerade fälten ovan: När man valt priset per aktie eller beloppet att ta in så räknar systemet ut viktig information till höger, exempelvis vilken värdering på bolaget det motsvarar.

Om det bara finns ett aktieslag kommer frågan upp om du vill registrera ytterligare ett eller fler aktieslag upp. Observera att om du registrerar aktieslag som inte finns i bolagsordningen, så måste även den uppdateras. Att lägga till ett nytt aktieslag är relativt komplicerat och går ännu inte att göra automatiskt i vår plattform. Kontakta oss för rådgivning, så kan vi hjälpa er.

I de flesta fall väljer man alltså ”Nej” här. Om det bara finns ett aktieslag heter det "STAM".

Om du som i exemplet väljer att nyemissionen ska gälla ett till aktieslag, väljer du ja och kan nu registrera det och dess röstvärde:

I steget innan, skrev du in högsta antalet totala aktier som skulle ingå i nyemissionen och kanske minsta antal också. Om du registrerar att olika aktieslag ska ingå i nyemissionen, måste du fördela antalet mellan de olika aktieslagen. Det gör du genom att klicka på några av de blå siffrorna i den brandgula rutan (kom ihåg att totala antalet aktier som ges ut i hela emissionen inte får inte överstiga det totala antalet aktier i det tidigare steget):

Om emissionen av aktier, konvertibler eller teckningsoptioner leder till fler aktier än vad bolagsordningen medger behövs bolagsordningen ändras. Om ingen ändring ska göras så hoppar du bara över detta steg.

Här anger du första och sista teckningsdagen:

En nyemission med företräde innebär att aktierna i första hand tilldelas till de som redan är aktieägare i bolag.

Om man vill att aktierna ska gå till en ny investerare, en så kallad "riktad emission", väljer man normalt utan företräde.

Gör man en emission utan företräde är det viktigt att värderingen av bolaget är marknadsmässigt. Man får alltså inte använda en riktad emission för att ge någon möjlighet att köpa in sig i bolaget till ett extra förmånligt pris.

Här kan du välja de olika betalningsmetoderna som ska kunna användas för emissionen. Beroende på vilka val du väljer, kan steg-för-steg guiden att utökas med fler steg och tillval än vad vi skriver om här.

Du kan använda den är steg-för-steg guiden till att ta fram underlaget för en nyemission, innan du vet vilka det blir som kommer att köpa aktier. Då kan du hoppa över det här steget nu och återkomma hit senare.

Om du redan vet vilka som är köpare, eller vill få fram som ett exempel vilket underlag de kommer få, så kan du registrera dem här/en exempelköpare här. Gör det genom att klicka på "Lägg till köpare":

När man angivit en investerare ska man också tala om hur många aktier den köper samt om olika aktieslag erbjuds, vilket det är frågan om. Om man behöver ta bort investeraren går det också.

Om du registrerar ett företag som köpare, så behöver man ange en person är företrädare. Det är den personen som kommer att skriva under teckningssedeln (för tillfället går det bara att ha en person som skriver under; möjlighet att lägga till flera personer kommer):

Vår plattform underlättar även för dig genom att ta visa vilka personer som sitter i styrelsen respektive är VD/vice VD, och som därmed kan skriva på teckningssedeln för företaget:

Om man vill att betalningsinformationen ska stå med på teckningssedeln anger man det här.

Om du vill kan du också registrera IBAN och BIC-informationen, dvs det internationella formatet på bankkonton.

OBSERVERA OM INTERNATIONELLA INBETALNINGAR: Det är viktigt att förklara för de investerare som betalar från utlandet att de (a) måste genomföra betalningen i SEK (om inte ert bolaget har exempelvis euro som redovisningsvaluta) och att (b) avsändare ska stå för alla avgifter, både sändande avgifter och mottagande. Om avsändaren inte gör det kommer det inte komma in tillräckligt mycket pengar på kontot och då kommer man inte att kunna få ut ett bankintyg på rätt belopp.

Nu har vi fått en sammanställning över emissionen där villkoren sammanfattas. Läs igenom och verifiera att allt är korrekt, och om inte, uppdatera genom att gå tillbaka till de tidigare stegen.

Anmälan till Bolagsverket måste skrivas under av en bolagsman, dvs en person som sitter i styrelsen eller av VD eller vice VD. Vem som gör det anger man här:

Det ska också finnas en kontaktperson för ärendet hos Bolagsverket. Om det är något som behöver kompletteras är det den personen Bolagsverket kontaktar. Detta kan vara samma person som skriver på anmälan, men behöver inte vara det. Det kan t ex vara en annan anställd i bolaget eller en fristående konsult:

Det här är alla dokument som tagits fram och behövs, utifrån dina val i denna steg-för-steg guide.

När du registrerat vilka köparna är, hur många aktier de anmält sig att köpa, i steg 10 ovan, är det dags att registrera vilka av dem som också har betalat. Det är bara det antalet aktier som faktiskt betalats in som kan registreras hos Bolagsverket. Detta sker under "Betalningsstatus":

När betalningsstatusen uppdateras ser det ut så här och knappen "Fortsätt" går att klicka på:

Du när det möjligt att visa och skriva ut registrerningsformuläret, som efter signering, ska skickas in till Bolagsverket för att registrera nyemissionen:

När alla inbetalningen har skett ska du vända dig till banken och begära ut ett bankintyg. Notera att det är viktigt att bankintyget är på samma belopp som summan av de som du noterat att de har betalat. Om beloppet på bankintyget är mindre kommer emissionen inte att gå att registrera. Ett belopp som är högre brukar gå att registrera om det inte rör sig om för mycket pengar. Men det bästa är alltså att bankintyget är på exakt rätt belopp.

Om man genomför en nyemission på en extra bolagsstämma eller genom beslut av styrelsen måste styrelsen enligt aktiebolagslagen 13 kap. 6 § lägga fram en redogörelse för "väsentliga händelser" som inträffat efter den senaste årsredovisningen. Sedan måste bolagets revisor göra ett yttrande om styrelsens redogörelse.

Detta låter nog mer komplicerat än det är. Vi ger dig en mall du kan utgå från för styrelsens redogörelse. Men i vissa fall är detta onödigt. Om samtliga aktieägare godkänner det kan man avstå från denna redogörelse.

XXX

Om emissionen beslutas vid ett styrelsemöte eller vid en extra bolagsstämma (dvs inte vid en årsstämma, där man också fattar beslut om årsredovisningen) ska styrelsen göra en redogörelse för särskilda händelser sedan årsredovisningen godkändes vid senaste årsstämman. Redogörelsen behöver inte vara särskilt omfattande - hur omfattande avgör revisorn, eftersom det är revisorn som måste godkänna den.

Man kan också välja att be aktieägarna om att avstå från kravet att göra denna redogörelse. Det är då viktigt att alla aktieägare går med på det. Men om alla aktieägare måste gå med på det är det inte så meningsfullt att göra det när man fattar beslut baserat på ett bemyndigande. Syftet med ett bemyndigande är ju just att man inte behöver kontakta alla aktieägare. När ni gör bemyndiganden, se till att det görs så att ni slipper göra särskild redogörelse. Skapar ni bemyndigandet i StartupTools kommer det med som förval:

Om ni inte har ett bemyndigande som gör att man slipper redogörelsen kan ni antingen fatta beslut på en extra bolagsstämma där alla aktieägäre är företrädda - då behövs inte redogörelsen. Eller så tar ni fram bemyndigandet.

Hur gör man då om man har registrerat ett bemyndigande som kräver redogörelse, men inte har en revisor, och har ett så stort antal aktieägare att det är svårt att få in godkännande från alla? Detta är helt enkelt en olämplig situation - har man så många aktieägare är det relevant att ha en revisor som ett skydd för minoritetsägarna, men också för att kunna fatta denna typ av beslut. Om man ändå hamnar i denna situation kan man vara tvungen att anlita en revisor eller vänta med att fatta beslut om nyemissionen till årsstämman, eftersom man då inte behöver ha något yttrande från styrelsen (årsredovisningen fyller den funktionen).

Om man väljer att skapa en redogörelse från styrelsen har vi ett exempel på hur den kan se ut (36). Kontrollera alltid med revisorn att den accepterar texten. När det är gjort måste ni lägga till minst halva styrelsen som skriver under handlingen (37). Om ni har personer som inte har bankID, avstå helst från att lägga till dem, eftersom det inte går att skapa en digital signatur för dem som Bolagsverket godkänner.

Styrelsens redogörelse läggs in som bilaga till protokollet som fattar beslut om emissionen, så signeringen av detta dokument sker samtidigt som signeringen av protokollet.

När styrelsens redogörelse har blivit godkänt av revisorn och styrelsen skrivit under den kan revisorn lämna sitt yttrande. Skanna in det och ladda upp det här.

Varför har vi inte byggt in en funktion för att skicka ut detta på signatur inifrån vår plattform? Av erfarenhet vet vi att i princip alla revisionsbolag har sina egna mallar för detta och föredrar att använda dessa.

Nu har vi kommit till översiktssidan och kan se att emissionen inte är helt klar (39). Närmare bestämt måste vi skriva klart protokollet (40) och uppdatera betalningsinformationen (41).

Gå till “Möten” / “Styrelsemöten” och välj det aktuella mötet och gå till “SKRIV PROTOKOLL” för att göra det klart.

Vi kan nu se att systemet lagt till vår nyemission som en punkt i protokollet och att den är blåmarkerad (43), dvs inte klar. Vi behöver nu godkänna det (44) och sedan spara beslutet (45).

Gå tillbaka till “Nyemissioner” och välj den pågående nyemissionen. Nu går vi till “Deltagare” (46) och talar om vilka som har betalat (47).

När betalningen är mottagen för en viss investerare, välj “Har betalat” (48). Om en investerare drar sig ur, välj “Inte betalat i tid”.

Gå nu till översikten (49).

Nu är alla dokument skapade och färdiga för signatur. Det viktiga att signera är styrelse- eller bolagsstämmoprotokollet (52), teckninganmälningarna (51) och registreringsformuläret (50). Teckningsanmälningarna och mötesprotokollet kan signeras elektroniskt, medan registreringsformuläret måste skrivas under med bläck (på grund av Bolagsverkets regler).

I praktiken kommer man troligen att skriva under dessa dokument i lite olika steg: först protokollet för att fatta det formella beslutet, sedan teckningsanmälningarna och sist, när investerarna betalat in sina pengar, registreringsformuläret.