SÅ HÅLLER DU BOLAGSSTÄMMA - CHECKLISTA

Det finns många fallgropar när man ska hålla bolagsstämma. Bolaget kanske behöver dela upp aktierna, göra ändringar i bolagsordningen och styrelsen kanske behöver ett bemyndigande för att göra nyemissioner och optionsprogram. Men om det formuleras fel går det inte att registrera hos Bolagsverket.

Med vår plattform är det enkelt att förbereda all formalia så att det blir korrekt. Eftersom aktieboken är integrerad blir det enkelt att skapa en röstlängd och protokollet blir förberett för digital signering. När allt är klart skapas förifyllda blanketter färdiga att skickas in till Bolagsverket om något behöver registreras.

Att ha ordning och reda kan också vara viktigt inför framtiden. Ska man ta in pengar från en större investerare, börsnotera bolaget eller sälja det, kommer man att behöva göra en grundlig genomgång av all dokumentation, inklusive bolagsstämmor (en så kallad “due diligence”). Att ha allting i ordning och digitalt signerat i vår plattform gör detta mycket enklare. Samma sak gäller den årliga revisionen. Revisorn kommer att spara mycket tid om allting finns i vår plattform - och ni kan givetvis ge revisorn tillgång till systemet.

TÄNK PÅ DETTA INNAN STÄMMAN

Inför stämman är det många saker som är bra att få med och som kommer att spara tid och pengar om de görs rätt från början.

  • Formulera förslagen rätt: Det kan verka enkelt att skapa en dagordning för bolagsstämman, men om det är felaktigt formulerat går den tyvärr inte att använda. Vi har sett exempel på att bolag fattar beslut i stil med “styrelsen fick bemyndigande att genomföra nyemissioner”. Ett sådant beslut har ingen verkan, eftersom det saknar väsentliga delar och det kommer därför inte att kunna registreras. I vår plattforms system får du hjälp med formuleringarna så att det blir rätt.

  • Bilagor: En viktig del när det gäller att formulera korrekta beslut är att ha med rätt bilagor. T ex måste ett teckningsoptionsprogram ha en villkorsdel, som oftast löper över ett flertal sidor. Saknas denna eller om den är felaktigt formulerad så går optionsprogrammet inte att registrera.

  • Beslutsordning: Beslut måste fattas i rätt ordning. Om man t ex både genomför en uppdelning av aktierna och en nyemission har det fundamental betydelse att det sker i rätt ordning (aktieuppdelningen ska i princip alltid komma först), annars kan beslutet få fel innebörd.

VILKA PUNKTER BÖR VARA MED?

  1. Aktiesplit: De flesta bolag skapas med för få aktier. Ju längre man väntar med att dela upp aktierna, desto rörigare blir aktieboken. Har man för få aktier är det bra att genomföra en uppdelning (split) så snart som möjligt. I vår plattforms verktyg finns en steg-för-steg guide som skapar alla dokument som behövs för att göra en uppdelning.

  2. Rekommendation: Om ni har färre än 2,5 miljoner aktier (i ett bolag med 25 000 kronor i aktiekapital), överväg att göra en uppdelning.

  3. Bolagsordningen: Bolagsordningen innehåller regler om hur bolaget ska skötas, t ex när och hur man kallar till bolagsstämma och vad som gäller när man ska överlåta aktier.

  4. Rekommendation: Gå igenom vår guide till bolagsordningen, och se om det finns saker ni borde ändra.

  5. Bemyndiganden: För att spara tid och arbete kan det vara bra att ge styrelsen bemyndigande att genomföra nyemissioner och optionsprogram. Det gör man genom att ge styrelsen ett bemyndigande vid bolagsstämman. Men det gäller att formulera det rätt och att sedan registrera det hos Bolagsverket. Vår plattform har en steg-för-steg guide som skapar korrekta bemyndiganden och registreringsblankett som gör att man enkelt får igenom registreringen hos Bolagsverket.

  6. Nyemission: Planerar ni att göra en nyemission inom kort? I så fall är det lämpligt att besluta om det på årsstämman istället för att vänta tills bemyndigandet blivit registreras, eftersom det kräver mindre pappersarbete. Här visar vi hur du enkelt lägger in förslag om en nyemission på en stämma.

  7. Teckningsoptioner: Om ni redan vet att ni ska genomföra ett teckningsoptionsprogram är det bra att passa på i samband med årsstämman. Med vår plattforma intelligenta guide kan du enkelt skapa all dokumentation kring teckningsoptionsprogrammet.

  8. Poströstning: Gör det enkelt för dina aktieägare att rösta, även om de inte deltar fysiskt på stämman. Med vår plattforms funktion för poströstning är det enkelt att skapa en korrekt röstsedel som aktieägarna kan skicka in.

  9. Fullmakter: För den som inte deltar fysiskt på stämman kan man även ställa ut fullmakt till någon annan. Vår plattform gör enkelt att ställa ut fullmakter. Men tänk på att poströstning fyller samma funktion. Att ha både fullmakter och poströstning på samma stämma kan bli rörigt. Därför rekommenderar vi att ni använder endera poströstning eller fullmakter.

  10. Röstlängd och kallelse: Om man har en uppdaterad aktiebok är det enkelt att skicka ut kallelsen direkt från systemet. Du kan se till vilka kallelsen har skickats, och vilka e-postadresser som eventuellt inte fungerar.

TÄNK PÅ DETTA EFTER STÄMMAN

Se till att protokollet blir påskrivet och beslutet inskickat. Ett vanligt fel man kan göra om man skriver protokollet manuellt är att man inte hinner få med alla formuleringar helt korrekt under själva mötet. Det gör att man måste skriva rent protokollet efteråt och skicka ut det för signatur. Först efter det kan man skicka in eventuella registreringar till Bolagsverket. Då är det lätt hänt att det drar i väg i tiden och inte blir av och i värsta fall glöms bort. Det är inte helt ovanligt att vi får frågor från bolag som helt enkelt glömt att exempelvis registrera en nyemission, vilket naturligtvis kan få allvarliga konsekvenser. Med vår plattforms verktyg för bolagsstämmor får du ett i princip färdigt protokoll, där du bara behöver göra små justeringar. Ofta kan du skicka ut det för digital signering direkt efter mötet och i bästa fall kan du skicka in registreringarna till Bolagsverket samma dag.

Hittade du svaret?